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Viernes, 22 de Agosto de 2014
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú 2007 - 2016"

Contenido

Oficina de Administración - OGA

Competencia

La Oficina de Administración es la encargada de conducir, orientar y monitorear de manera optima los servicios administrativos de Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería. Tiene a su cargo la ejecución presupuestaria y la administración de personal, así como la proposición, difusión y asesoría para el empleo de nuevos procedimientos, métodos y sistemas de trabajo relacionados con el ámbito de su competencia.

Funciones

  1. Formular ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina de Administración, de acuerdo con las necesidades de los usuarios del Ministerio de Educación y de conformidad con los lineamientos de la Alta Dirección.
  2. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la administración de personal, los recursos materiales, financieros y los servicios generales.
  3. Brindar apoyo a los órganos del Ministerio de Educación con los recursos materiales y financieros que permitan realizar las acciones de su competencia.
  4. Elaborar y proponer normas internas relacionadas con los Sistemas los Sistemas Administrativos de Personal, Abastecimiento, Tesorería y Contabilidad de la Institución.
  5. Ejecutar el Presupuesto Institucional en concordancia con las políticas establecidas por la Alta Dirección.
  6. Coordinar con los órganos homólogos el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativos a su cargo y la correcta y oportuna administración de personal, recursos materiales, financieros y de servicios generales.
  7. Elaborar, desarrollar y aplicar normas, métodos y procedimientos con relación a las acciones y procesos técnicos del sistema de personal del Ministerio de Educación.
  8. Promover y desarrollar acciones para el bienestar y capacitación administrativa del personal del Ministerio de Educación.
  9. Mantener relaciones funcionales y de gestión con los Órganos y Organismos del sector Educación y la Administración Pública.

Funciones de la jefatura

  1. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina, de conformidad con las necesidades del Ministerio de Educación y los lineamientos de la Alta Dirección.
  2. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que desarrolla la Oficina de Administración.
  3. Proponer las política y acciones destinadas a mejorar el funcionamiento de los Sistemas Administrativos de su competencia.
  4. Brindar asesoramiento a la Alta Dirección y a los demás Órganos del Ministerio de Educación en asuntos relacionados con las acciones de Personal, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería.
  5. Coordinar, controlar y evaluar permanentemente las acciones que desarrollan las dependencias y personal a su cargo.
  6. Promover, coordinar y apoyar las acciones de capacitación permanente del personal a su cargo

Estructura orgánica

Unidad de Personal

Funciones

  1. Cumplir y hacer cumplir la política de personal establecida por la Alta Dirección del Ministerio de Educación y las directivas emitidas por la Oficina de Administración.
  2. Dirigir y supervisar la ejecución y administración de los procesos técnicos de personal sobre ingreso, permanencia, desplazamiento y término de servicios, así como los procesos de reconocimiento, otorgamiento de pensiones y otros beneficios sociales.
  3. Efectuar los controles de asistencia, permanencia del personal, y el mantenimiento actualizado del registro del personal activo y pasivo del Ministerio de Educación.
  4. Conducir y controlar las acciones para la elaboración de la Planilla Única de Pagos del personal activo y pasivo del Ministerio de Educación.

Funciones de la Jefatura

  1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las acciones del Sistema de Personal del Ministerio de Educación.
  2. Participar en la programación, ejecución y evaluación de las actividades del Plan Operativo de la Oficina de Administración.
  3. Conducir y controlar la aplicación de las normas y acciones del sistema de personal emitidas por la Alta Dirección.
  4. Elaborar el Presupuesto Analítico de Personal de la Sede Central del Ministerio de Educación.
  5. Asesorar a los Organos del Ministerio de Educación y otros organismos del sector en asuntos del sistema de personal.
  6. Emitir informes y proyectos de resolución relacionadas con las acciones de personal.
  7. Visar y revisar los proyectos de resolución relacionadas con las acciones de personal y firmar aquellos de su competencia.
  8. Atender reclamos y absolver consultas en los asuntos de su competencia.
  9. Firmar las transcripciones de las resoluciones y demás documentos referentes a la administración de personal de su competencia.
  10. Integrar las comisiones de trabajo dispuestas por la Alta Dirección del Ministerio de Educación.
  11. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el jefe de Oficina de Administración..

Unidad de abastecimiento

Funciones

  1. Proponer la política y lineamientos para la Administración de recursos materiales y cumplir con las Normas establecidas por la Alta Dirección del Ministerio de Educación y a lo dispuesto por la Oficina de Administración.
  2. Desarrollar las actividades y los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento.
  3. Elaborar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de la Unidad Ejecutora a cargo de la Unidad de Administración.
  4. Realizar los inventarios físicos de los activos y bienes de almacén por lo menos una vez al año.
  5. Efectuar depreciaciones y reevaluaciones de los activos del Ministerio de Educación.
  6. Efectuar un eficiente y oportuno servicio de transporte, servicios auxiliares, mantenimiento de las instalaciones y equipos.
  7. Proporcionar los servicios de impresión, publicación y distribución de documentos técnico pedagógicos y administrativos que sean requeridos y debidamente justificados por las dependencias del Ministerio de Educación y demás entidades del Sector Educación.

Funciones de la Jefatura.

  1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de la Unidad de Abastecimiento.
  2. Formular y proponer lineamientos de política y objetivos de la Unidad de Abastecimiento.
  3. Orientar la elaboración de Normas directivas e instrucciones para la aplicación del Sistema de Abastecimiento.
  4. Orientar la formulación de documentos relacionados con los Procesos Técnicos de Abastecimiento.
  5. Supervisar el control patrimonial de los bienes de la sede central del Ministerio de Educación.
  6. Administrar los servicios generales, que comprende los equipos de: Publicaciones, transporte, mantenimiento, seguridad y difusión cultural.
  7. Organizar e implementar la producción de bienes y servicios en materia de impresiones y publicaciones.
  8. Organizar e implementar la producción de bienes y servicios en materia de impresiones y publicaciones.
  9. Brindar asesoramiento a los órganos y organismos del sector en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento.
  10. Supervisar las labores del personal directivo profesional y técnico a su cargo.
  11. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el jefe de la Oficina de Administración.

Unidad de Administración Financiera

Funciones

  1. Cumplir y hacer cumplir las Normas de los Sistemas de Contabilidad y Tesorería.
  2. Administrar los recursos financieros asignados al Ministerio de Educación, ejecutando las actividades de captación, custodia y registro contable de las operaciones financieras y de rendición de cuenta.
  3. Efectuar el registro contable de la ejecución presupuestal del pliego del Ministerio de Educación, cautelando la correcta aplicación legal y presupuestaria del egreso, ajustándose a los Calendarios de Compromisos autorizados, así como Autorizaciones de Giro emitidas.
  4. Expedir constancias de pago de haberes, pensiones, descuentos y otorgar las certificaciones necesarias en relación con la administración financiera del Pliego.
  5. Girar los recursos financieros asignados como Transferencias Corriente y de Capital a las Instituciones Públicas del sector Educación.
  6. Elaborar y emitir mensualmente a los organismos competentes los estados financieros correspondiente, así como la elaboración y presentación de los balances respectivos.

Funciones de la Jefatura

  1. Conducir el desarrollo de los Sistemas de Contabilidad y Tesorería y elaborar la información para la evaluación de la ejecución presupuestal.
  2. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de ejecución del presupuesto del Ministerio de Educación.
  3. Interpretar los estados financieros contables, balances e informes técnicos.
  4. Dirigir controlar y evaluar el funcionamiento de los Sistemas de Contabilidad y Tesorería.
  5. Coordinar con los órganos internos y externos del sector y otros sectores, cuya función guarda relación con las actividades propias de la Unidad.
  6. Asesorar a la Alta Dirección en asuntos de su competencia.
  7. Implementar el Sistema mecanizado de Contabilidad y Tesorería.
  8. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el Jefe de la Oficina de Administración.

Unidad de fiscalización y control previo

Funciones

  1. Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas-financieras del Ministerio de Educación, así como mantener actualizada la contabilidad de las transacciones y proponer oportunamente los ajustes y modificaciones necesarias.
  2. Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administración, en coordinación con los órganos que la integran de acuerdo a las pautas que establezca el Jefe de la Oficina de Administración.
  3. Consolidar los informes que sobre implementación de medidas correctivas formule la Oficina de Auditoría Interna.
  4. Formular la Memoria Anual de la Oficina de Administración.

Funciones de la Jefatura

  1. Planear organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la Unidad
  2. Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administración.
  3. Consolidar los informes sobre la implementación de las medidas correctivas formuladas por la Oficina de Auditoría Interna.
  4. Asesorar y apoyar a la Oficina de Administración en asuntos específicos de su competencia.
  5. Coordinar con las dependencias y organismos internos y externos sobre asuntos de su competencia y de su responsabilidad
  6. Emitir informes periódicos sobre las acciones realizadas por la Unidad a su cargo.
  7. Elaborar la Memoria Anual de la Oficina de Administración.
  8. Dirigir el control preventivo y concurrente, administrativo y financiero de las obligaciones que generan las dependencias del organismo central.
  9. Dirigir y supervisar los arqueos periódicos y sorpresivos de los fondos y valores, así como de los arqueos y verificaciones especiales indicados por el Jefe de Administración.
  10. Dirigir y evaluar el proceso de fiscalización de la documentación que origina ingreso y egreso presupuestario así como financiero.
  11. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el Jefe de Oficina.

Actualizado el 17 ago. 2006 - fuente OGA

Final del contenido

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