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Viernes, 15 de Diciembre de 2017
"Año del Buen Servicio al Ciudadano"

Contenido

Directiva Nº 93-2005-ME/SG-OTD

“NORMAS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN E  INSTANCIAS DE GESTION EDUCATIVA DESCENTRALIZADA”

I. FINALIDAD

  • Garantizar el correcto uso del Sistema Integrado de Trámite Documentario en el Ministerio de Educación, Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y Organismos Públicos Descentralizados, implementados con el Sistema, a nivel nacional para su uso como herramienta de gestión administrativa.

II. OBJETIVOS

  • Atender, canalizar y agilizar en forma eficiente y eficaz la tramitación de expedientes.
  • Mejorar y agilizar la gestión de la documentación que maneja el Ministerio de Educación, usuarios externos e internos.
  • Registrar y efectuar el seguimiento de los documentos que ingresan al Ministerio por parte de usuarios externos, así como los documentos internos que se elaboran en cada unidad orgánica, Proyecto y/o Programa.
  • Reflejar el estado original de los expedientes con el apoyo de todos los usuarios y la actualización continua en el Sistema, en beneficio de los usuarios.
  • Convertir la administración documental en una herramienta de gestión mediante el manejo de indicadores, reportes de gestión, control de tiempos de respuesta de trámites y estadísticas estableciendo estrategias para la mejora permanente de los servicios de atención a usuarios.

III. ALCANCE

  • Ministerio de Educación
  • Direcciones Regionales de Educación
  • Unidades de Gestión Educativa Local
  • Organismos Públicos Descentralizados del Sector Educación.
  • Usuarios finales del Sistema

IV. BASE LEGAL

  • Ley N° 28044, Ley General de Educación
  • Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
  • Ley N° 25762, Ley Orgánica de Ministerio de Educación, su modificatoria DL N° 26510.

V. DISPOSICIONES GENERALES

  • Las dependencias del Ministerio de Educación, los Directores Regionales de Educación, Directores de Unidades de Gestión Educativa Local y Organismos Públicos Descentralizados, son los responsables directos del buen uso y funcionamiento del Sistema Integrado de Trámite Documentario en sus respectivas Sedes.
  • En cada Sede implementada con el sistema se deberá designar a un técnico responsable y un encargado funcional.
    El técnico responsable cumplirá con las siguientes funciones
    • Administrar y dar soporte en el Sistema.
    • Velar por el buen estado de la red y de los equipos instalados con el Sistema.
    • Hacer copias de seguridad periódicas y hacer lo necesario para el correcto funcionamiento del Sistema.
    El encargado funcional cumplirá las siguientes funciones:
    • Administrar y dar soporte funcional en el Sistema.
    • Capacitar a los usuarios en el uso del sistema, monitorear y hacer lo necesario para el correcto uso del Sistema.
  • Todos los documentos que ingresen o sean generados en las Sedes implementadas con el Sistema deberán ser ingresados y trabajados en el Sistema.
  • Para el caso en que la comunicación es difícil con el Ministerio de Educación, el encargado funcional deberá remitir mensualmente el estado situacional a través de un Informe.
  • El uso del Sistema Integrado de Trámite Documentario es estrictamente obligatorio y su uso está detallado en el Manual de usuario del mismo.
  • Queda prohibido el uso de sistemas alternos, lo cual origina desorden y duplicidad innecesaria en el trabajo de expedientes.

VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

  • Para el funcionamiento del Sistema Integrado de Trámite Documentario esta sede implementada deberá contar con:
  • Recursos de Hardware necesarios:
    • Un Servidor de Correo Electrónico Lotus Domino
    • Equipos en Red de los usuarios a ser implementados con el Sistema. Deberán contar con una red Lan que interconecte todas las oficinas, asimismo deberá contar con conexión al Ministerio de Educación vía Red WAN o VPN.
    • Cada Dirección Regional de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local u Organismo Público Descentralizado proveerá los insumos necesarios que el proceso de implementación requiere, como son:
      1. 1. Laboratorio para capacitación
      2. Unidades de cómputo para realizar capacitación
  • La responsabilidad de la implementación del Sistema Integrado de Trámite Documentario en cada sede estará a cargo de las siguientes unidades orgánicas:
  • En el Ministerio de Educación
    • Parte Funcional : Oficina de Trámite Documentario.
    • Parte Técnica : Oficina de Informática.
  • En las Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Locales y Organismos Públicos Descentralizados.
    • Parte Funcional : Oficina de Trámite Documentario.
    • Parte Técnica : Encargado de Soporte o del Área de Cómputo.
  • El Monitoreo y Soporte de la implementación del Sistema Integrado de Trámite Documentario se realizará teniendo en cuenta lo siguiente:
    • Los requerimientos solicitados por el usuario a nivel de nuevas funcionalidades son atendidos por el personal de la Oficina de Informática del Ministerio de Educación.
    • Medición y afinamiento diario de la performance del sistema a través de tareas programadas, para la compactación y actualización de las bases de datos en las diferentes sedes implementadas con el Sistema.
  • El Sistema es monitoreado y se da soporte desde el Ministerio de Educación vía Remote Control Unicenter TNG, vía Lotus Notes a través de la WAN, y vía correo electrónico.
  • El responsable técnico y el encargado funcional de las sedes, además de las tareas asignadas, ejecutarán las siguientes acciones:
    • Elaboración de los informes de gestión sobre situación de expedientes en cada oficina dependencia de cada Sede implementada.
    • Diariamente la información de los expedientes se replican al Servidor Sametime del Ministerio de Educación esta información centralizada sirve para las consultas web de usuarios, sobre la situación de sus expedientes.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

  • El Ministerio de Educación a través de la Oficina de Trámite Documentario y la Oficina de Informática brindarán el asesoramiento y apoyo técnico correspondiente.
  • Las acciones no previstas en la presente directiva serán resueltas por cada sede en coordinación con el Ministerio de Educación.
  • Las Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y Organismos Públicos Descentralizados quedan encargados de formular las disposiciones complementarias para la Implementación del Sistema Integrado de Trámite Documentario.

VIII. ANEXO

Final del contenido

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