Archivo Central

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Transferencia documental

La Transferencia de Documentos, es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los períodos de retención, establecidos en el Programa de Control de Documentos.

“La Transferencia del Patrimonio Documental de la Nación sin observar los dispositivos legales vigentes es considerado como falta grave y posibles de sanción al amparo de la Ley Nº 25323 y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS”.

Procedimiento para la aplicacion de la Directiva N° 011-2008-ME/SG/OTD-AC aprobada por la RSG N° 302-2008-ED "Normas para la Transferencia de documentos administrativoas de los Archivos de Gestión al Archivo Cental del Ministerio de Educacion"

Procedimiento para la aplicacion de la Directiva N° 010-2008-ME/SG/OT-AC aprobada por la RSG N° 301-2008-ED "Normas para la Transferencia de Acervo Documentario de las unidades organicas en proceso de extinción, desactivación y fusión a las dependencias absorbentes del Ministerio de Educación"

Plan de contingencia para la mudanza del acervo documental de las unidades organicas de la sede central

  1. El Director o Jefe de la unidad orgánica que requiera transferir documentación, designará al personal suficiente que tendrá a su cargo la organización documental (clasificación, ordenamiento, signación), seguido de la descripción mediante la elaboración del Inventario de Series Documentales (descargar formato de Inventario en EXCEL).
  2. Asimismo, al organizar la documentación se podrá solicitar al Archivo Central la asistencia de un técnico archivero para el asesoramiento correspondiente, con la finalidad de establecer las series documentales, el sistema de ordenamiento, los datos que se indicaran en el rótulo, la elaboración de inventarios, etc...
  3. Como unidad de archivamiento o de conservación para el almacenamiento de la documentación se deberán utilizar cajas archiveras (descargar modelo), o, de lo contrario se podrán utilizar contenedores de papel xérox por 05 millares (27cmts de alto x 43 cmts de largo x 31 cmts de ancho), tamaño que cumple con las dimensiones necesarias para su instalación topográfica en las estanterías del Archivo Central.
    • NO ENVIAR UNIDADES DE CONSERVACIÓN, sin antes haber sido aprobados los Inventarios y la posición de los paquetes documentales en los contenedores por un archivero autorizado por el Archivo Central.
    • No se recibirá en Transferencia las unidades de conservación documental que no se ajuste a lo convenido.
      Las unidades de conservación serán instaladas en las estanterías metálicas del repositorio documental, razón por la cual deberán guardar las condiciones de medida exigidas a fin de evitar el apilamiento de cajas que se excedan en las medidas.
  4. Concluido el proyecto del Inventario de Transferencia Documental, el archivero responsable solicitará al Archivo Central la revisión del instrumento descriptivo, a fin de obtener su conformidad para realizar la transferencia del Archivo de Gestión.
  5. De existir observaciones se procederá a subsanarlas a fin de contar con la conformidad del Archivo Central, el archivero responsable de la remisión deberá firmar los Inventarios de Transferencia Documental.
  6. El Jefe o representante de la unidad orgánica, deberá visar el Inventario y remitirlo con Oficio al Archivo Central, indicando el tiempo aproximado de permanencia en custodia a fin de realizar consultas.
  7. A partir de la Transferencia Documental, el Archivo Central asume la administración de los archivos, para realizar consultas y/o requerir préstamo de los documentos originales se deberá cursar un documento en donde se indique el motivo de la consulta especificando la fecha de su devolución al fondo documental.

Archivo Central del Ministerio de Educación
Av. Javier Prado Este 2465 (en el sótano del Museo de la Nación).
Telfs.: 226 0799 - telefax: 226 0799
Correos electrónicos: archivocentral@minedu.gob.pe